Se na sua empresa há um endereço que várias pessoas atendem —vendas@, suporte@— isto conta como funciona no Duobox por dentro e por que montamos assim.
Um inbox compartilhado é um endereço —vendas@, suporte@— que várias pessoas abrem, cada uma no seu webmail e com sua senha.
Como funciona por dentro
O e-mail vive em um servidor de e-mail (Stalwart), onde cada endereço é uma conta. Para compartilhar havia dois caminhos: uma conta por pessoa com o inbox delegado dentro, ou a mesma conta aberta por várias.
Escolhemos o segundo. Na nossa base, cada pessoa tem um acesso a essa conta; o webmail entra com esse acesso e o servidor vê uma só conta. Não há cópias para sincronizar nem um “enviar como”.
A consequência aparece no uso: lido, pastas e enviados são do inbox, não de cada pessoa. Se alguém abre um e-mail, para os outros também fica lido; se alguém responde, a resposta está em Enviados para todos. É o que você quer de suporte@: saber o que já foi atendido.
Convidar é perguntar
Quem administra convida alguém da empresa, e o acesso nasce quando essa pessoa aceita. Até lá ela não vê nada. Compartilhar um inbox é dar a alguém o e-mail de outros, e isso não se faz sem um sim.
- Um convite não aceito não conta no limite de inboxes de ninguém.
- Aceitar conta para quem aceitou, mas não cria um endereço nem é cobrado como uma pessoa a mais.
- Não dá para tirar quem entra com esse endereço, nem deixar o inbox sem ninguém.
Pessoal ou compartilhado, desde o início
Escolhe-se ao criar o endereço: Pessoal ou Compartilhado. Só o compartilhado é compartilhado; o endereço com que você entra no seu webmail continua sendo seu. No hub, Endereços os mostra em dois grupos.
Antes deduzíamos isso de quantos acessos um inbox tinha, e não funcionava: um recém-criado tem um só acesso até alguém aceitar. Agora é um dado do inbox, salvo ao criá-lo.
Para criar um, no hub abra Endereços do seu domínio, clique em Novo endereço e escolha Compartilhado. Mais mudanças como esta, no changelog.