Si en tu empresa hay una dirección que atienden varios —ventas@, soporte@— esto cuenta cómo funciona en Duobox por dentro y por qué lo armamos así.
Un inbox compartido es una dirección —ventas@, soporte@— que abren varias personas, cada una desde su webmail y con su contraseña.
Cómo funciona por dentro
El correo vive en un servidor de mail (Stalwart), donde cada dirección es una cuenta. Para compartir había dos caminos: una cuenta por persona con el inbox delegado adentro, o la misma cuenta abierta por varias.
Elegimos la segunda. En nuestra base, cada persona tiene un acceso a esa cuenta; el webmail entra con ese acceso y el servidor ve una sola cuenta. No hay copias que sincronizar ni un “enviar como”.
La consecuencia se nota al usarlo: leído, carpetas y enviados son del inbox, no de cada persona. Si alguien abre un mail, para los demás también queda leído; si alguien responde, la respuesta está en Enviados para todos. Es lo que querés de soporte@: saber qué ya se atendió.
Invitar es preguntar
Quien administra invita a alguien de la empresa, y el acceso nace cuando esa persona acepta. Hasta entonces no ve nada. Compartir un inbox es darle a alguien el correo de otros, y eso no se hace sin un sí.
- Una invitación sin aceptar no cuenta en el tope de inboxes de nadie.
- Aceptarla sí cuenta para quien aceptó, pero no crea una dirección ni se cobra como una persona más.
- No se puede sacar a quien entra con esa dirección, ni dejar el inbox sin nadie.
Personal o compartido, desde el principio
Se elige al crear la dirección: Personal o Compartido. Solo el compartido se comparte; la dirección con la que entrás a tu webmail sigue siendo tuya. En el hub, Direcciones los muestra en dos grupos.
Antes lo deducíamos de cuántos accesos tenía un inbox, y no servía: uno recién creado tiene un solo acceso hasta que alguien acepta. Ahora es un dato del inbox, guardado al crearlo.
Para crear uno, en el hub abrí Direcciones de tu dominio, tocá Nueva dirección y elegí Compartido. Más cambios como este, en el changelog.